En portal er ikke et mål i sig selv. Den skal gøre det lettere for kunden at følge sin sag og for teamet at arbejde videre på præcis det samme grundlag.
1. Tre tegn på, at kunden mangler et fælles sted
Status bliver efterspurgt
Kunden ringer eller skriver for at få svar på noget, der burde være synligt i forløbet.
Dokumenter findes ikke igen
Tilbud, rapporter og billeder sendes på mail, men er svære at finde for både kunde og team senere.
Flere personer overtager sagen
Informationen skal kunne leve videre, også når den første kontaktperson ikke er tilgængelig.
2. Hvad skal kunden kunne se?
Start med kundens behov, ikke med et stort menukort. Ofte er det nok at se aktuel status, relevante dokumenter, næste aftale og en enkel mulighed for at stille et spørgsmål. Alt andet skal kunne begrundes i en konkret situation.
3. Roller, adgang og ansvar
En portal med kundedata kræver tydelige roller. En kunde skal kun kunne se sin egen virksomhed og egne sager. Internt kan medarbejdere have forskellige behov. Aftal hvad der skal være synligt, hvem der kan ændre hvad, og hvordan teamet følger op på en besked fra portalen.
4. Start med én vigtig kunderejse
Vælg én type sag eller ét forløb, hvor kunden i dag mangler overblik. Når den fungerer, kan I udvide ud fra reel brug. Det er bedre at gøre ét forløb klart end at åbne en tom portal med for mange menupunkter.
5. En portalbrief før første estimat
- Hvilken sag eller rejse skal kunden kunne følge?
- Hvilke oplysninger og dokumenter skal være synlige?
- Hvilke brugerroller og adgangsgrænser kræves?
- Hvad skal teamet kunne gøre med kundens handlinger?
- Hvad er den mindste første version, der giver kunden reelt overblik?
LÆS VIDERE